Cómo se hace la gestión de repuestos en el mantenimiento industrial

A la mayoría de los departamentos de mantenimiento les resulta difícil mantener una gestión eficaz de los repuestos, ya que existe el temor de que el almacenamiento de repuestos no esté en consonancia con el control de los costes de producción.

Como jefe/a de mantenimiento, es importante conocer las mejores prácticas para realizar una buena gestión de las piezas de repuesto en tu departamento.

En este articulo te vamos a dar algunas claves para que puedas realizar una buena gestión de repuestos en tu departamento de mantenimiento industrial.

¿Qué es la gestión de repuestos en el mantenimiento industrial?

Antes de nada, empezaremos con la definición de repuesto o recambio como una pieza que se emplea para sustituir la original de la maquinaria y de los equipos industriales por desgaste, deterioro o avería.

Por tanto, la gestión de repuestos en el mantenimiento industrial consiste en un sistema estructurado sobre la manipulación de los recambios para permitir un control eficaz de las existencias, proporcionado una mejora de la disponibilidad y una reducción de los gastos de capital.

En otras palabras, la gestión de los repuestos es la práctica que consiste en asegurar la disposición de los recambios en tu departamento de mantenimiento para el momento en que los necesitas.

El mantenimiento suele conllevar algún tipo de consumo de material. Una avería suele acarrear problemas importantes que pueden agravarse si no se dispone de los repuestos necesarios.

Sin repuestos, existe el riesgo de que se produzcan paradas, lo que puede disminuir la calidad de los bienes producidos, provocar emisiones peligrosas para el medio ambiente y crear un peligro para el personal.

Esto suele llevar a la acumulación de una cantidad excesiva de repuestos, lo que suele suponer un gran gasto de capital.

También puede ocurrir que sea difícil la planificación en el consumo de piezas de recambio, ya que está sujeto a una demanda variable.

Por lo tanto, es importante contar con un buen sistema de inventario de repuestos. Esto reduce el tiempo de inactividad de la producción y simplifica el mantenimiento de los equipos.

El objetivo principal de la gestión de repuestos se sitúa entre el volumen de existencias y el volumen de servicios previsto.

¿Por qué es importante la gestión de repuestos en el mantenimiento industrial?

En la mayoría de las industrias, no se centran lo suficiente en el inventario de piezas de repuesto para garantizar la disponibilidad y la precisión en las averías o el mantenimiento programado. Esto puede deberse a la falta de tiempo o de conocimientos sobre cómo implementar un sistema de inventario de repuestos.

La falta de piezas de repuesto disponibles durante una avería puede llegar a ser problemática y costosa para una empresa. Tener acceso a los recambios correctos durante una avería o un mantenimiento planificado es importante para garantizar un tiempo de inactividad y una pérdida de producción limitada.

El control del inventario puede ser un reto, especialmente si tienes diferentes tipos de equipos. Tener demasiado inventario disponible también puede resultar caro.

Por tanto, es necesario que existan criterios claros sobre los repuestos que se necesitan en determinadas máquinas/equipos, lo que ayudará a perfilar y clasificar los repuestos.

A la postre, la gestión de repuestos y almacén de mantenimiento es la base para un funcionamiento fiable de la planta y es vital para los encargados del mantenimiento de la planta, ya que necesitan saber cómo controlar qué recambios son necesarios para conformar un sistema de inventario operativo y completo.

La función primordial de un sistema de gestión de repuestos es el de apoyar las actividades de mantenimiento de manera eficiente y mantener la planta de producción funcionando de manera eficiente.

Cómo se clasifican los repuestos en el mantenimiento industrial

Un sistema de inventario controlado de repuestos en un departamento de mantenimiento es tan importante como el inventario de los bienes y materiales de fabricación.

No es una tarea fácil. Pero hará que la rutina diaria sea más fácil, eficiente y precisa para todos los que trabajan en el mantenimiento de la planta de producción.

Antes de poneros manos a la obra te recomiendo que junto con tu equipo de mantenimiento os hagáis unas preguntas y las intentéis responder entre todos:

• ¿Qué hay que hacer para que los repuestos de mantenimiento necesarios estén en el almacén cuando se necesiten?
• ¿Qué debemos cambiar para localizar esas piezas de forma rápida?
• ¿Cómo sabemos qué recambios tenemos a mano y cuáles hay que pedir?

Para ayudaros a responder a estas preguntas, te vamos a dar una serie de pasos que podéis seguir para realizar una gestión de repuestos exitosa en vuestro departamento de mantenimiento:

Paso nº 1: Elimina todos los artículos que no se vayan a volver a utilizar. No te saltes este paso. Desperdiciarás espacio en el almacén y tiempo del personal en el futuro para manipular piezas obsoletas sin ningún motivo.

Paso nº 2: Evalúa todos los repuestos y las cantidades de cada uno para determinar cuantas estanterías y armarios de almacenamiento necesitaréis para almacenar todas las piezas.

Paso nº 3: Localiza y coloca todos los artículos «similares» juntos en sus nuevas ubicaciones de almacenamiento. Organízalos por estanterías en uno o más almacenes (dependiendo del tamaño de las instalaciones).

Determina los métodos de almacenamiento seguros para los artículos inflamables y antiestáticos.

Paso nº 4: Introduce la información de cada artículo en el módulo de inventario del sistema informático de gestión del mantenimiento (GMAO) de la planta. Si no dispones de uno siempre puedes utilizar algún software gratuito de control del inventario que hay por Internet.

Pero, comenta con tus superiores la posibilidad de disponer de un GMAO como cosas a mejorar en la empresa. Hay múltiples sistemas GMAO en el mercado con diferentes precios. Al medio y largo plazo siempre supone un ahorro de costes.

Paso nº 5: Codifica con barras todos los repuestos después de haberlos agrupado y almacenado de forma adecuada. Hay lectores y impresoras de barras en el mercado bastante asequibles para empresas con presupuestos más apretados.

Si dispones de un GMAO no sólo te ayudará a gestionar el inventario, sino que aunará la información para los miembros del personal de mantenimiento, ingeniería y compras para que puedan hacer uso de la información registrada.

Paso nº 6: Forma a todas las personas relacionadas con la gestión de repuestos (Uno de los pasos más importantes). Define las funciones y tareas de cada empleado.

Paso nº 7: Supervisa con regularidad todos los procesos y procedimientos. Asegúrate de que todo el mundo entiende sus funciones y colabora para mantener la precisión del inventario.

Cómo mejorar la gestión de recambios para mantenimiento industrial

En este artículo te estamos advirtiendo de que gestionar los repuestos y los suministros de mantenimiento puede ser una tarea difícil. Esto se vuelve aún más complicado si tenemos muchos tipos de equipos que mantener.

Cada tipo de equipo tendrá su propio conjunto de repuestos tanto para el mantenimiento correctivo como para el preventivo.

Además, disponer de un stock suficiente de muchos tipos de piezas y suministros aumentará el presupuesto de mantenimiento.

Por lo general, la gestión de los repuestos es una de las mayores espinas que tienen clavadas los directores de operaciones en la industria.

A menudo es considerada como un «mal necesario», pero es una tarea que pasa desapercibida cuando se lleva a cabo de forma correcta, y que crea grandes dolores de cabeza cuando no se hace.

Por este motivo, no debe pasarse por alto la importancia de mantener los recambios de forma organizada, eficiente y práctica, a pesar de lo ingrato del trabajo.

Un buen sistema de gestión de repuestos puede aumentar la productividad de la planta, reducir los tiempos de inactividad imprevistos y, lo que es más importante, repercutir de forma positiva en la cuenta de resultados de la empresa.

A continuación te dejamos unos consejos que te van a ayudar a mejorar la gestión de recambios en el mantenimiento industrial:

Identifica los repuestos necesarios para las diferentes tareas de mantenimiento

Intenta calcular los recambios necesarios para los próximos meses basándote en los programas de mantenimiento preventivo de los equipos.

Esto ayudará a gestionar mejor las necesidades de inventario y los costes.

Haz una previsión de los repuestos

Esto significa que debemos pedir y disponer de las piezas antes de que empiecen los trabajos de mantenimiento.

La finalidad es evitar retrasos en los trabajos porque las piezas no están disponibles cuando las necesitamos.

Dependiendo de los proveedores, los costes de ciertas piezas pueden ser mucho más elevados. Pero esto suele ser menor que los costes debidos a la pérdida de producción o a las fallas en cascada de los equipos por tener que esperar a que las piezas estén listas para el mantenimiento.

Optimiza las existencias de repuestos

Según el principio de Pareto, aproximadamente el 20% de las piezas almacenadas proporcionan el 80% de la actividad. Por otra parte, el 80% de las piezas de recambio almacenadas se utilizan muy poco. A partir de este principio, existen dos métodos para optimizar la gestión de las existencias de repuestos en mantenimiento:

Método ABC

Este método es muy sencillo: se basa en una clasificación en tres clases (A, B y C). Cada una de las familias albergará piezas según su importancia:

• La clase A se encargará de las piezas de recambio que requieran la máxima atención y un control preciso.
• La clase B tendrá un índice de inspección inferior al de la clase A.
• La clase C se encargará de las piezas que requieran poca vigilancia.

Método PIEU

(creado por el ingeniero francés Lavina para priorizar los activos de una empresa).

Esta metodología de clasificación, que puede parecer más completa, se basa en diferentes criterios:

• P (en francés Pannes) de incidencia de falla en los equipos.
• I (en francés Importance) de importancia de los equipos.
• E (en francés État) del estado de los equipos.
• U (en francés Utilisation) de frecuencia de uso de los equipos.

Utiliza proveedores fiables

Los recambios de mala calidad pueden provocar fallos antes de tiempo y más trabajo de mantenimiento.

Utiliza los registros de mantenimiento para identificar a los proveedores de piezas de calidad.

Conserva las piezas de repuesto en buen estado

Parece obvio, pero no sabes lo que hemos llegado a ver por ahí. Las piezas de recambio deben almacenarse en un lugar que las mantenga en su estado original y disponibles para su uso.

Tener piezas de repuesto en el almacén que estén dañadas conlleva costosos tiempos de inactividad.

Controla la gestión y el almacenamiento de los repuestos de mantenimiento con un GMAO

Con un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), las piezas y el inventario se registran y actualizan en función de las órdenes de trabajo (OT).

En definitiva, un GMAO te ofrecerá muchas ventajas para optimizar la gestión de los repuestos en tu departamento de mantenimiento.

Antes de ponerlo en práctica, tendrás que considerar una serie de aspectos, como la gestión y el almacenamiento de las piezas de recambio, el proceso de pedido de piezas, el método de almacenamiento y la codificación de los artículos.

Gestiona el inventario en múltiples ubicaciones

Para las empresas de grandes dimensiones que tienen varias ubicaciones, el uso de un sistema de gestión de los repuestos de mantenimiento te permite hacer un seguimiento de las piezas de repuesto en varias ubicaciones.

Esto proporciona a tu equipo de mantenimiento una gran ventaja. Por un lado, tiene las piezas que necesita a mano y por otro lado, puede acceder al sistema de gestión de repuestos para localizar la pieza y conseguir que se la envíen sus compañeros de la otra planta.

Beneficios de la gestión de repuestos en el mantenimiento industrial

Dedicar tiempo y recursos a la gestión de los repuestos en tu departamento de mantenimiento merece la pena, ya que se pueden prevenir los problemas antes de que se produzcan.

A continuación se enumeran algunas de las muchas ventajas de una gestión eficaz de las piezas de repuesto.

Reduce los costes

Todo fabricante se esfuerza por mantener y reducir los costes para que su negocio sea rentable. Aunque la compra de piezas de repuesto puede parecer un coste adicional no deseado para tu planta, puede tener un efecto considerable en tus finanzas.

Después de todo, la gestión de repuestos puede permitir el mantenimiento y la sustitución oportuna de los componentes de la máquina, lo que significa que puede solucionar los problemas antes de que surjan.

Esto limita el riesgo continuado de que las máquinas sufran daños debido a un funcionamiento ineficaz, lo que provocaría problemas más importantes y reparaciones más costosas a largo plazo.

En su lugar, tendrás sistemas más duraderos, que ofrecen un mayor rendimiento de la inversión y una eficiencia continua en todas las líneas de producción.

Mejora de la productividad

Disponer de piezas de repuesto de forma inmediata para que el equipo de mantenimiento repare o mantenga los activos significa que la orden de trabajo puede completarse de forma rápida y eficiente.

Una mala gestión de las piezas de repuesto conduce de forma inevitable a una producción menos eficiente.

Además, disponer de piezas de repuesto cruciales puede permitirte reducir el tiempo de inactividad y realizar reparaciones más rápidas en los equipos.

Si una sola máquina se rompe en una línea de producción, puede paralizar todo el proceso, por lo que es fundamental poder reducir el tiempo de inactividad disponiendo de las piezas adecuadas.

Optimización del inventario

Una de las necesidades de una sólida gestión de las piezas de repuesto es la creación de un inventario que incluye todas las piezas que se necesitan en el departamento de mantenimiento.

Dado que la mayoría de las averías se producen cuando menos se espera, y rara vez en un momento oportuno, disponer de un inventario de las piezas de repuesto es lo más conveniente.

Como regla general, debes tener al menos un repuesto original para cada parte de la maquinaria que compone tu línea de producción. Esto significa que, sea cual sea el problema que se produzca, dispondrás de los medios necesarios para repararlo.

Con el tiempo, aprenderás a tener un control de las piezas que se necesitan con más frecuencia y adaptarás tu inventario en consecuencia. Esto puede ayudarte a que la gestión de las piezas de recambio sea más rentable, ya que algunos proveedores ofrecen descuentos por compras al por mayor u otras ofertas.

Al crear un inventario que se adapte a las necesidades de tu planta mediante la gestión de repuestos, puedes asegurarte de tener acceso a cualquier pieza que puedas necesitar en el momento exacto en que la necesites.

Optimización del espacio

Un inventario bien gestionado con las piezas de repuesto necesarias puede aumentar en gran medida el espacio disponible en tu departamento de mantenimiento.

Reducción de los residuos

Además de los inconvenientes del tiempo de inactividad, las averías de las máquinas pueden tener otras repercusiones en la producción.

Cuando una máquina se rompe, aumenta el riesgo de contaminación de los productos, ya que los fragmentos del equipo pueden acabar en ellos. También puede provocar daños, sobre todo si se trata de productos delicados.

Además, un fallo en un sistema puede impedir que cumpla su función de forma correcta, creando incoherencias e imprecisiones en las líneas de producción.

Conclusiones

La gestión de las piezas de repuesto es una función de la gestión del mantenimiento que tiene como objetivo apoyar las actividades de mantenimiento, dando información en tiempo real sobre las cantidades disponibles de cada pieza de repuesto.

En definitiva, permite adoptar las políticas de inventario necesarias para asegurar su disponibilidad cuando sea necesario, minimizando los costes.

La clasificación de las piezas de recambio es crucial para controlar el gran número de piezas que tienen características y especificidades diferentes.

En concreto, la gestión de las piezas de recambio implica dos áreas, el mantenimiento y la logística. Por lo tanto, es recomendable la integración de ambas informaciones para tomar decisiones.